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ITが働き方を変える?最新ビジネスハック事情
第43回 | ITが働き方を変える?最新ビジネスハック事情

作業時間を短縮! マスターすべきWord機能は?

ビジネスの必須ツールのひとつ「Word」を、日ごろから使用している人は多いことだろう。しかし、機能を上手に使いこなすことができず、かえって時間を無駄にしてしまうケースもある。そこで今回は、スマートにWordを使いこなすためのテクニックを紹介しよう。

よく使う言葉は「単語登録」すべし

仕事で作成するWord文書のうち、よく使う単語といえば自身の「会社名」ではないだろうか。会社名が長ければ長いほど、毎回打ち込むのは手間だし、時間もかかるが、あらかじめ「単語登録」しておけばかなりの時短に。今回は、例として「株式会社エディトゥールホールディングス」で説明する。

(1)t一度「株式会社エディトゥールホールディングス」と入力する
(2)「株式会社エディトゥールホールディングス」を選択し、「校閲」タブを押す
(3)「日本語入力辞書への単語登録」(キーボードのようなイラスト)を押す
(4)「よみ」の欄にお好みの読み方を入力し、「短縮よみ」を選択して、「登録」を押して完了

たとえば「よみ」の欄に「あ」と登録すれば、「あ」と入力して変換するだけで「株式会社エディトゥールホールディングス」を呼び出せるので重宝するだろう。

署名などは「定型句に登録」するとラク

「単語登録」と似ているが、「定型句に登録」するのも、意外と知らない時短テクのひとつ。今回も、「株式会社エディトゥールホールディングス」で説明しよう。

(1) 「株式会社エディトゥールホールディングス」を選択する
(2)「挿入」タブ、「クイックパーツ」、「定型句」、「選択範囲を定型句ギャラリーに保存」の順に押す
(3)「新しい文書パーツの作成」画面で、「名前」に読みを入力して「OK」を押せば完了

こちらも登録した読み通りに打ち込み、変換すれば「株式会社エディトゥールホールディングス」が出てくる。会社名や住所、電話番号などをまとめて登録しておけば、ラクになるのでおすすめだ。

文字数や行数を「標準設定」に

頻繁に作成する文書の設定が、あらかじめ決まっている標準通りではないこともしばしば。1行の文字数や1ページの行数などを、毎回設定し直していないだろうか? そんなときは、「標準文書の設定」をオリジナルのものにしておくと便利だ。

(1)「レイアウト」タブを押す
(2)「ページ設定」の横にある小さな矢印マークを押す
(3)すると、「文字数と行数」「余白」「用紙」「その他」の設定画面が出てくるので、自分がよく使う文書の値に設定し、「既定の設定」を押す
(4)確認画面で「はい」を押して完了

こうしておくことで、白紙の文書を開くとこの設定から始めることができる。

どれも操作が簡単だが、その便利さはかなりのもの。Wordは、パソコンだけでなくタブレットなどでも手軽に使え、ビジネスには欠かせないツールのひとつになっている。NTTドコモが提供する「Office 365」など、あると役立つサービスも多々あるので、賢く取り入れていきたいものだ。

Text by Haruki Nukui

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