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第16回 | デキる男の必修科目──大人のエクセル一問一答

【エクセル関数】行を削除や挿入をしても連番がズレないようにするには?

新年度の始まりで恒例となる部署移動。スタッフの交代にあわせ、デスクのレイアウト変更を行う会社も多いと思うが、連番で内線番号を付与している場合などは、座席位置を管理するのが、少し面倒になることもあるはずだ。そこで便利なのが、割り当てた座席番号の入れ替えに役立つエクセル関数。簡単な数式を入力するだけで、挿入や削除、入れ替えに対し柔軟な対応ができる表組が完成する。さっそく今回の問題に挑戦してみよう。

問題:関数を使い、行の挿入や削除があった場合に「座席番号」の連番が、行の位置にあわせ自動的に振りなおされるように設定せよ。

難易度:☆☆★★★
実用度:☆☆☆★★
目標ステップ数:4

解答:

座席番号のような連続する数値を入力する際、オートフィル機能を使い数値を一括入力している人も多いはず。しかし、この方法では行の挿入や削除があった場合にすべての番号を振りなおす必要があるため、手間がかかるほか、割り当てミスが起こる可能性も出てくる。そこで便利なのが、現在の行番号を求める「ROW(ロウ)」関数だ。行番号にあわせて自動的に数値が振りなおされるので、時短と入力ミスの両方で効果が期待できる。では、標準解答の手順をみていこう。

●STEP1

座席番号を自動計算したいセル(A3)を選択してから「数式バー」をクリック。半角で「=RO」と入力し、表示される候補から「ROW」を選びクリック。

●STEP2

「= ROW(」と補完されるので、続けて半角で「)-2」を入力。数式全体が「=ROW()-2」となったらEnterキーを押す。

●STEP3

計算結果が表示される。さらに結果が表示されたセル(A3)を選択し、セルの右下をダブルクリック。

●STEP4

関数のオートフィル機能が働き、残りの空欄が補われる。

【今回のまとめ】

行番号を求めるROW関数は、「=ROW(セル範囲)」という基本構文になる。「=ROW()」というようにセル範囲の指定を省略し、数式が入力されているセルの行番号を求める際に用いるのが一般的だ。ちなみに、「=ROW(A3:A6)」というように複数のセル範囲を指定した場合は、範囲の上端にあたる行番号が計算結果となる。

今回の問題のように単純な数値の並びなら、オートフィル機能だけで連番を振ったほうが簡単に思えるかもしれないが、その場合には行を挿入しても、入力された数値はそのままになってしまう。

しかしROW関数を使った場合は、行を挿入すると、その分をプラスした数値へと自動的に振りなおしされる。

これなら、挿入された部分だけ数値を補えば良い。入れ替えをした場合でも、入れ替えた位置に応じて番号が振りなおされる。このように連番を管理する場合、ROW関数を使ったほうがメリットは多いのだ。

なお、今回の問題では「=ROW()-2」というようにROW関数で求めた数値から、さらに2を引いている。これは、表組のタイトル行とラベル名の2行を計算に含めないための処理だ。このようにROW関数の計算結果を数値として扱い、さらに計算ができるので、工夫次第で社員IDのように複雑な番号や、文字が混じった連番を作成・管理することもできる。ROW関数自体は、とても簡単な関数なので、この機会にぜひ使い方をおぼえておこう。

Text by Toshiro Ishii

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