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第14回 | デキる男の必修科目──大人のエクセル一問一答

【エクセル術】携帯電話番号の入力ミスを防ぐ親切設定

住所録のように複数のスタッフが入力を行うワークシートを扱う場合に面倒なのが、入力ミスや表記の揺れだ。たとえば携帯電話番号を入力する際でも、全角数字と半角数字が混在したり、ハイフンがあったりなかったりと、内容がバラバラになってしまいがちなもの。入力ルールを伝えても、なかなかその通りに従ってくれないのは、経験者ならよくわかるだろう。そこで今回は、携帯電話番号の入力ミス防止に役立つ、便利なエクセルの設定を紹介しよう。

問題:携帯電話番号(0から始まる11桁の数字)を簡単に入力できて、さらに入力ミスを減らすよう設定せよ。

難易度:☆☆☆★★
実用度:☆☆☆☆☆
目標ステップ数:6

解答:

「セルの書式設定」機能を使えば、携帯電話番号に自動的にハイフンが挿入された状態で表示されるので、入力の手間が省ける。さらに「データの入力規則」機能を使うことで、「0から始まる11桁の数字」の入力をミスしないよう促すことができるようになる。早速、標準解答の手順をみていこう。

●STEP1

携帯電話番号を入力する列を選択し、「ホーム」タブの「表示形式」ボタンをクリック。

●STEP2

「セルの書式設定」画面が表示されるので、「表示形式」タブの「分類」欄で「ユーザー定義」をクリック。「種類」欄に半角で「000-0000-0000」と入力し、「OK」ボタンをクリック。

●STEP3

列の選択は解除しないで、「データ」タブの「データの入力規則」ボタンをクリック。

●STEP4

「データの入力規則」画面が表示される。「設定」タブの「入力値の種類」欄で「文字列(長さ指定)」を選択。「データ」欄で「次の値に等しい」を選択し「長さ」欄に「10」を入力。

●STEP5

「入力メッセージ」タブをクリックし、「入力時メッセージ」欄に注意書きを入力。

●STEP6

「エラーメッセージ」タブをクリックし、「スタイル」欄で「停止」を選択。「タイトル」欄と「エラーメッセージ」欄にエラーの内容を入力。最後に「OK」ボタンをクリックし画面を閉じる。

【今回のまとめ】

標準解答の手順通りに操作すれば、携帯電話番号の入力欄に0から始まる11桁の数字を入力すると「090-1234-5678」というように、適切な位置にハイフンが挿入された状態で表示されるようになる。全角で入力した場合も半角数字に変換される。

これは、セルの書式設定で「000-0000-0000」というユーザー設定を行っているから。同様の手順で「000-0000」とすれば、郵便番号の入力にも応用できるテクニックだ。

ここで注意しておきたいのは、携帯電話番号が「0から始まる11桁の数字」であること。エクセルは入力された携帯電話番号を数値として認識するため、冒頭の0を無視してしまう。

このように、セルの表示では先頭に0が付いているが、入力された値としては0を省いた10桁の数値となっているのだ。

ここが今回の問題のポイント。「データの入力規則」の設定(STEP4)で、携帯電話番号は11桁なのに入力できる文字数を10文字のみ(10に等しい)としているのは、冒頭の0を数えないための工夫なのである。ちなみに、STEP6は10文字以外の入力があった場合に出すエラーメッセージの設定。メッセージの形式で「停止」を選ぶと、入力のやり直しを促すことができるようになる。

また、STEP5は入力するセルを選択した際に、メッセージが表示されるようにするための設定だ。

ちなみに、今回の設定では「10文字以外の入力」があった場合に注意を促すだけなので、たとえば「abcdefghij」というような数字以外の10文字や、「1234567890」といった0から始まらない10桁の数字を入れた場合はエラーとならない。そのため、入力ミスを完全に防止できるわけではないのだが、それでもミスの大幅削減と入力効率のアップは期待できるだろう。

Text by Toshiro Ishii

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