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第2回 | あなたの会社の働き方改革見学!

働き方改革に欠かせない「コラボ」の推進~ Google の取り組み事例に学ぶ~

2019年4月より施行が開始される「働き方改革関連法」。各法改正項目の適用開始時期は企業規模などにより異なるが、これを機に業務の効率化や“働きやすさ”につながる、職場環境の改善を検討している会社も多いはずだ。そこで気になるのが、先行企業の具体事例だろう。今回は、フォーブス誌が選ぶ「働き甲斐のある会社」ランキングで何度も1位を獲得しているGoogle の取り組みを紹介する。

「最大限のコラボレーション」を実現する Google のオフィス環境

「世界中の情報を整理し、世界中の人がアクセスできて使えるようにすること」というミッションを掲げる Google 。検索エンジンを筆頭に、ビジネスや日常生活に欠かせない数多くのサービスを提供するこの企業は、一方で“働きやすさ”においても世界トップクラスとして知られる。

そのキーワードとなるのが「イノベーション(技術革新)」と「コラボレーション(共同作業)」だ。 Google には、イノベーションの可能性はコラボレーションの増大に応じて高まるという考え方がある。具体的には、スタッフが最大限にコラボレーションできる環境整備を中心に据え、より多くのイノベーションを産み出すしくみを構築しているわけだ。

そして「最大限にコラボレーションできる環境」には、個々のスタッフが心身とも快適に働ける環境という意味も含まれている。「働き甲斐のある会社」に選ばれる理由は、主にこの点にあるといえるだろう。

規模や目的にあわせた、複数の「会議」スペースを用意

今回は、 Google が企業向けに開催している「 G Suite とモバイルで実現するこれからの働き方セミナー」に参加し、 Google 東京オフィスを見学した。 Google が考える「最大限にコラボレーションできる環境」への取り組みとして、もっとも特徴的だったのは、規模や目的に応じ、以下のように「会議」のスペースが複数設けられていることだった。

1)「世界とつながる」会議室
従来の企業における「会議室」のイメージにもっとも近い個室タイプ。大きさは様々だが、すべてにビデオ会議システムが設置されており、海外を含むオフィス外のスタッフを交えた会議に利用できる。

2)「カジュアルな」会議スペース
カフェ、またはホテルのラウンジを思わせるオープンスペース。対面で行いたいディスカッションや打ち合わせなど、名前の通りカジュアルな内容の「会議」に適している。個人の作業スペースとしても利用可能。実際、このスペースで仕事をしているスタッフも数多く見られた。

3)「コーヒー&スナック」スペース
「『カジュアルな』会議スペース」と地続きになっている、飲食スペース。こちらは仕事以外の内容を含む、より気軽なコミュニケーションの場として機能している。別の場所にある食堂も、このスペースと同様の利用ができるようだ。

AIによるアシストも強化。「G Suite™」がコラボを加速させる

もちろん Google の「最大限にコラボレーションできる環境」に対する取り組みは、こうした物理的な設備だけにとどまらない。むしろ、多様なコラボレーションのために設けられたスペースは、同社が開発・提供するクラウドベースのグループウェア「 G Suite 」があるからこそ、機能しているといっても過言ではない。

たとえば「『世界とつながる』会議室」は Google カレンダー™と連動しており、利用状況の確認や予約もカレンダー上からシームレスに行うことができる。

「『世界とつながる』会議室」以外で、遠隔とのコミュニケーションを行いたい場合は、ビデオチャットも可能なメッセンジャー「 Hangouts ™ 」を用いる。自席を離れず気軽に他のスタッフと会話ができるため、会議や打ち合わせのほか、通常業務におけるコラボレーションのスピードアップも実現できているという。

必要な資料は Google ドライブ™ 上で管理されており、目的の資料を即座に検索できるほか共有も簡単だ。「 G Suite 」のアプリで作成した書類なら同時編集も可能なので、確認と編集をリアルタイムに行いながら、資料の分析やブラッシュアップが行える。 Google の得意分野である検索機能も進化を続けており、今後は機械学習により「今必要かもしれない」資料の提案も行ってくれるようになるそうだ。

オフィスツアーとあわせて行われたセミナーで示された資料によれば、働き方改革を目指す企業の65%が、改革に向けクリアすべき課題として、コミュニケーション障壁と情報のサイロ化を挙げているとのこと。 Google では、オフィスのレイアウトに象徴される物理的側面だけでなく、IT導入の過程で起こる複数サービスの混在が、そうした課題を生む原因になっていると考えている。「 G Suite 」のような統合型サービスを導入することで、コラボレーションの推進だけでなく、時短を含む作業効率アップやペーパーレス化によるコスト削減など、多様な意味での働き方改革実現につながるというのだ。

今回の「 G Suite とモバイルで実現するこれからの働き方セミナー」では、 Google の働き方改革にまつわる取り組みのほか、「 G Suite 」の導入や他サービスからの移行を成功させるポイントなども紹介された。 Google のスタイルを自社の働き方改革に役立てたい、または「 G Suite 」に興味を持っている担当者は、「 G Suite とモバイルで実現するこれからの働き方セミナー」に参加してみるとよいだろう。

G Suite、Google カレンダー、Hangouts、および、Google ドライブは Google LLCの商標または登録商標です。

Text by Toshiro Ishii

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