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第16回 | 40歳になったら学び直したいビジネスの基礎力

無駄が多く長時間に…ダメ会議あるあるの対策は?

ビジネスパーソンであれば、「長時間会議を続けているのに何も決まらない」といったダメ会議を経験したことがあるのではないだろうか? なぜそういった状況になってしまうのか? ここではダメ会議あるあるに注目する。

だらだらと続く長い会議

ダメ会議の代表格ともいえるのが、長時間の会議ではないだろうか。時間をかけた分だけ意味のある会議であればいいのだが、たいていは「あの時間はなんだったのか?」と疑問を抱くことが多いはず。

長い会議を防ぐためには、14~15時というように時間を設定して守ることが大前提になる。その上で、時間内に会議を終了させるために、事前に参加者に会議の「目的」を周知することが大切だ。

「数値共有」や「新規プロジェクトのアイデア」、「進行中プロジェクトの進捗確認」、「意思決定」などのような「目的」を明確にしておくことで、会議中に話が脱線しづらくなり無駄を省けるだろう。

特定の人物だけが話し続ける

長時間会議の原因のひとつにもなるのが、「話が長い人物」の存在。積極的に発言すること自体はよいことだが、話している内容がズレていたり、無駄な内容が多かったりしたら意味がない。

話している内容がズレ始めたと感じたら、本来の議題に戻せるような質問を投げかけることで、無駄話を減らせる可能性がある。しかし、そういった“やんわり手法”では阻止できないことも…。どうやっても話が終わらなければ、「その話はあとでしましょう」と強制的に終わらせたり、「○○さんはどう思いますか?」とほかの人に発言権を渡したりすることも大切だ。

会議後に実行しない

会議がスマートに終わったとしても、決まったことを実行に移さなければ意味がない。実行できない原因としては、会議のなかで次のアクションが明確になっていないことが考えられる。たとえば、「新しいプロジェクトの方向性が決まったのでがんばりましょう!」で終わってしまうのはNG。プロジェクトを動かすために、「A社とB社に見積もりを依頼し、○月○日までに報告する」といったような具体的なアクションまでを決める必要があるだろう。

無駄に集めすぎる

会議に参加した結果、「自分はこの場に必要なのか?」と疑問を抱いたケースもあるはず。会議を成功させるためには、必要な人材だけを招集することも大切だ。とはいえ、必要だからといって、必ずしも会議室に集まらなければならないというわけではない。

「sMeeting」のようなクラウド型のWeb会議サービスを使えば、自分のデスクや外出先、自宅からでも気軽に会議に参加することができる。会議にかける時間を少しでも減らしたいと考えているなら、こういったサービスを活用して、まずは会議室までの移動時間をなくしてみてはいかがだろうか。

Text by Yoshiharu Nako

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