メディア個別 フリーアドレス時代の情報&タスク共有にGoogle Keepがオススメな理由 | editeur エディトゥール

editeur

検索
第33回 | ITが働き方を変える?最新ビジネスハック事情

フリーアドレス時代の情報&タスク共有にGoogle Keepがオススメな理由

働き方改革の一環として国内でも普及しつつある、オフィス内で座席を固定しない「フリーアドレス」のワークスタイル。コミュニケーションの活性化や生産性の向上など、さまざまなメリットが期待される一方で意外な落とし穴となるのが、スタッフ同士の“ちょっとした”情報共有ではないだろうか。今回は、フリーアドレス時代の情報共有はもちろん、個人のタスク整理にも最適な「Google Keep」の魅力を紹介しよう。

共有機能を備えた基本無料のオンラインメモ「Google Keep」

たとえば、不在中に取引先から電話があったことを伝言したい場合、担当者の座席が固定されていた時代なら、机の上にメモや付箋を残すのが、もっとも一般的な方法だったはず。しかし、座席が固定されないフリーアドレスの職場では、この方法をとることができない。

代替策としてメールやメッセンジャーで伝言をする方法が考えられるが、伝言メモは性質上タスク(Todo)の部類に入る。メールはメール、タスクはタスクというように、ツールごとに用途を区切っておいたほうが、運用的にも感覚的にも混乱やストレスが少ないことは、経験上多くの人が理解しているはずだ。

そこで役立つのが、共有機能を備えたメモ&タスク管理ツールだ。なかでもGoogleが基本無料で提供するオンラインメモ「Google Keep(Keep)」は情報共有が簡単なほか、個人のメモやタスク管理にも役立つことで、近年人気を集めている。

シンプルな使い勝手が大きな魅力。残せるメモの種類も豊富

Keepのいちばんの魅力は、他のオンラインメモに比べシンプルな使い勝手となっていることだ。基本的には、紙のメモ帳と同様の感覚で、アプリを開いたらすぐにメモを取ることができる仕組みになっている。PCやスマートフォンなど、複数の端末でメモの参照や編集ができるのは、オンラインメモならではのメリットといえるだろう。

テキスト(音声入力も可能)のほか、画像を貼り付けたり描画ツールを使い図や手書きメモを残したりすることも可能。URLをペーストすれば、Webページのプレビューが自動的に表示される。

作成したメモを整理するため、色分けやタグ付けなどの機能も用意されているが、検索機能も充実しているので視覚的な整理をしなくても、目的のメモを容易に見つけることができるはずだ。

タスク管理に役立つ機能が充実。「場所」のリマインドにも対応

タスク管理に役立つチェックボックス形式のメモにも対応しているのは、Keepの特に便利なところだ。さらに、個人用のタスク管理として使う場合にはメモにリマインダーの設定を追加することもできる。

用事を思い出すべき日時の指定はもちろん、リマインダーに位置情報を指定することも可能。「会社に戻ったら」、「駅に着いたら」というように“場所”をキーとすれば、細かな用事を忘れるリスクも軽減されることだろう。

伝言メモや掲示板などアイデア次第で多様な情報共有が可能

ビジネスシーンでの活用で大きなメリットとなるのが、メモの共有機能だ。Googleアカウントを持っている人同士なら、簡単な操作でメモの共有ができる。

インターネットに接続していれば、メモはすぐ同期されるのでメッセンジャーのような使い方も可能。たとえば、あらかじめスタッフ個別に共有メモを作成しておけば、伝言メモとして重宝する。写真のように、メモをチェックボックス形式にしたり、伝言メモには「伝言」というタグをつけたりしておけば、使い勝手も向上するだろう。

もちろんメモの共有は2人以上にも対応しているので、部署内の共有伝言板や会議のレジュメ共有など、グループ内での情報共有も、Keepなら容易に行える。UIがシンプルで直感的に使えるので、初めての人でもすぐに活用できるはずだ。

このように個人、グループを問わず多様な情報の整理や共有ができるKeep。特に「G Suite」のユーザーなら、そのメリットを最大限に活かせるので、まだ利用していない人は、すぐにでも使い勝手を試してほしい。

Text by Toshiro Ishii

ピックアップ

editeur

検索