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第10回 | デキる男の必修科目──大人のエクセル一問一答

【エクセル時短】時短&入力ミス防止に役立つドロップダウンリスト

Excelを使う仕事で、もっとも面倒な作業のひとつが作成した表組へのデータ入力だろう。特に部署名や担当者名のように、あらかじめ入力する文言が決まっているタイプのデータは、同じ文字列を何度もタイプすることになるためストレスがたまるほか、入力ミスも発生しやすい。そこでおぼえておきたいのが、繰り返しのあるデータの入力を効率化するだけでなく、入力ミスの防止も期待できる「ドロップダウンリスト」を使う時短テクだ。さっそく問題に挑戦してみよう。

問題:次の表の「担当者」欄に、「名簿」のシートに記載されたメンバー名を入力項目に含む「ドロップダウンリスト」を設定せよ。

難易度:☆☆★★★
実用度:☆☆☆☆★
目標ステップ数:5

解答:

「ドロップダウンリスト」の設定は、「データの入力規則」画面から行う。なお今回の問題では、ドロップダウンリストに含まれるリスト項目を別のシート(名簿)に作成しているが、リスト項目を同じシート内に作成することもできる。

●STEP1

事前に、ドロップダウンリストに含めたい名前の一覧を別のシート(ここでは「名簿」)に作成する。

●STEP2

ドロップダウンリストで入力したい列(ここでは列D)全体を選択。「データ」タブの「データツール」欄にある「データの入力規則」ボタンをクリック。

●STEP3

「データの入力規則」画面が表示される。「設定」タブの「入力値の種類」欄から「リスト」を選択。

●STEP4

続けて「元の値」欄をクリックして選択。「名簿」シートに移動し、名前の一覧が入力された列全体を選択し、「OK」ボタンをクリック。

●STEP5

セルを選択するとドロップダウンリストが表示され、選択した項目が入力されるようになる。

【今回のまとめ】

データ入力にドロップダウンリストを使う際の注意点は、リストに含まれていない文字列の入力ができなくなることだ。ドロップダウンリストを使わず、リストに含まれていない文字列を直接入力すると、以下のようなエラーメッセージが表示される。

今回の問題では、ドロップダウンリストに含むリストの範囲を列(列A)全体に指定しているので、列の末尾に名前を追加すれば、ドロップダウンリストの内容も自動的に追加される。リスト順の入れ替えや、不要な項目を削除することも可能だ(項目を削除した場合、削除した項目で入力したセルの内容を再編集するとエラー画面が出る)。

また、ドロップダウンリストに含める項目はセル範囲による指定のほか、以下のように「元の値」欄に項目を半角のカンマ(,)で区切って入力し、直接指定することもできる(画面の例なら、ドロップダウンリストに「出席」と「欠席」の2項目が表示される)。

データ入力の作業効率アップにつながるほか、入力ミスを防ぐ効果も期待できるドロップダウンリスト。Excel時短の基本テクなので、ぜひおぼえておこう。

Text by Toshiro Ishii

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