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第23回 | ITが働き方を変える?最新ビジネスハック事情

名刺管理の年間コスト●●円 名刺管理をシステム化するメリット

ビジネスパーソンであれば、必ずしたことがある名刺交換。場合によっては、1日に何十人という人たちと交換することもあり、取引先や顧客などの名刺を大量に保管している人も多いだろう。名刺が多くなればなるほど、たった1枚の名刺を探し出すのに時間もかかるようになる。名刺探しに年間どのくらいの時間を費やしているかご存知だろうか?

名刺探し1回につき6分かかっている

名刺と名刺管理に関するコストを調べていたところ、気になる調査結果を発見した。それは、名刺管理サービスを提供するSansan株式会社が、2015年3月10日~3月15日に20~50代の社会人男女355名に実施した「ビジネス名刺実態調査」というもの。

同調査では、名刺管理に関するさまざまな質問を投げかけている。たとえば、「社会人になってから今までにもらった名刺は何枚?」という問いについては、ひとりあたり平均1383枚という結果に。

さらに、「名刺を1枚探す時間は何分くらいかかりますか?」と「1週間で何回ぐらい名刺を探しますか?」という質問では、ひとり平均「1回につき6分」、「週に4回」となっている。つまり、1週間で24分、1カ月(4週間)で1時間36分、1年で20.5時間も名刺探しに費やしているのだ。

この調査結果と国税庁が発表している「平成29年分民間給与実態統計調査結果」をもとに人的コストを考えてみた。「平成29年分民間給与実態統計調査結果」によると、平均給与は432万円。仮に1日8時間、年間245日間働いたとすると、年間の労働時間は1960時間。平均給与432万円から時給を計算すると、2204円(432万円÷1960時間)となり、名刺探しの年間20.5時間をかけると1年間に4万5182円分を名刺探しに使っていることになる。もしも従業員が100名だとすると、年間約450万円。

単純計算ではあるが、1回6分の名刺探しだったとしても、塵も積もればなんとやら。効率的な名刺管理は企業にとっては重要なことだろう。

コスト削減&社内で情報共有etc…

従来の名刺管理といえば、名刺フォルダーで名刺を整理したり、Excelに手入力したりするのが王道だった。しかし、近年テクノロジーの進化によって、簡単に名刺管理を行えるシステムも登場している。

たとえば、NTTドコモの「Sansan スマートフォンプラン」は、スマートフォンで社内の名刺を一括管理して活用できるサービス。スマートフォンのカメラで名刺を撮影または専用スキャナで読み込み登録すると、オペレータが手動でデータ化するため、精度はほぼ100%。データ化された名刺は社内で共有することができ、名前で簡単に検索できる。さらに、名刺データから電話をかけたり、メールを送ったりすることも可能。自分で入力する手間がなく、名刺探しに時間がかからないのは大きなメリットだ。

ほかにも、名刺データをcsv形式で出力できるため、ほかのサービスと連携すれば、郵便物の宛名印刷などをまとめて行うこともできるだろう。

「Sansan スマートフォンプラン」の費用は、年間12万円からとなっているが、前述の通り名刺探しにひとりあたり年間4万5182円分も使っている可能性があるなら、場合によっては導入することでコスト削減につながる可能性は十分になるはず。いまだにアナログな名刺管理をしているなら、そろそろ「Sansan スマートフォンプラン」のようなサービスを検討する時期ではないだろうか。

Text by Yoshiharu Nako (KOUMUTEN)

参考:Sansan株式会社「ビジネス名刺実態調査」
https://jp.corp-sansan.com/meishi/2015/120511383_2015.html

Sansan スマートフォンプランとは?

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