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第19回 | ITが働き方を変える?最新ビジネスハック事情

使わないのはもったいない!OneDrive活用術

Amazonの「Amazon Drive」やAppleの「iCloud」、Googleの「Google ドライブ」など、インターネットの普及により、クラウドストレージサービスが充実している。そのなかでもWindowsユーザーなら「Microsoft OneDrive」(以下、OneDrive)というサービスが身近な存在だろう。しかし、実際に活用できているという人はあまり多くはないのでは? そこでここでは、OneDriveの活用術を紹介する。

無料で5GBのクラウドストレージを使える

OneDriveは、マイクロソフトアカウントを作成すれば誰でも利用できるサービスで、5GBのクラウドストレージであれば、無料で提供されている。

もしも5GBでは少ないという場合は、1カ月あたり249円で50GBまで利用できるプランもある。または「Office 365 Solo」というプランなら1TB(1000GB)のクラウドストレージと、WordやExcelなどのOfficeソフトウェアがセットになったプランが1カ月あたり1274円で使える(2019年1月14日時点の情報)。ほかにも、「OneDrive for Business」という有料プランも用意されており、自分の用途にあわせて使い分けることが可能。

Officeドキュメントと相性のよいクラウトストレージ

そもそもクラウドストレージサービスは、スマホで撮影した画像を保存してほかのデバイスと共有したり、データのバックアップをしたりするために利用できるもの。もちろんOneDriveもそういった使い方をすることはできる。しかしそれだけであれば、無料で15GBまで提供されている「Google ドライブ」を使ったほうがいいだろう。

OneDriveのよさはなんといってもOfficeドキュメントとの相性のよさだろう。たとえば、Excelで作成したドキュメントを同僚と共同編集しようと思ったらメールに添付して送り、同僚が編集し、メールで送り返されてくる、といったやり取りをしている人も少なくない。しかし、それはとても手間がかかり面倒な作業。

そんなときにOneDriveを使えば煩わしい作業から解放される。Officeドキュメントの共同編集をするにはいくつかの方法があるが、たとえば既存のドキュメントをOneDriveに保存し、ファイルメニューから「共有」を選び、共同編集をしたいユーザーを招待または共有リンクを設定してユーザーに送る。たったこれだけで、ドキュメントが共有され、編集権限を指定おけば、共同でドキュメントの編集作業も行える仕組みだ。

複数のユーザーが同じドキュメントを開き、同時に編集できるため、自分の作業中に相手を待たせるといったこともなくなり、スムーズに仕事を進められるはず。

5GBのクラウドストレージは少ない

前述の通り、ほかのクラウドストレージサービスとは異なるメリットがあるOneDriveだが、やはり5GBのクラウドストレージではやや物足りない。最近はスマートフォンのカメラも高画質化されており、画像1枚あたりの容量も大きく、大量に画像や動画などをOneDriveに保存するとすぐに容量不足になることも考えられる。

そういったデメリットを回避するためには、NTTドコモの「Office 365」というサービスがおすすめだ。同サービスを使えば、1TBのクラウドストレージを使えるようになり、ほかにも最新のOfficeアプリケーションやチャットやWeb会議なども行える「Microsoft Teams」といったツールも利用可能になる。

OneDriveを使ったことがない人やOfficeドキュメントをスムーズに共有できていない人は、OneDriveを活用することで、日ごろの不満を解消できるかもしれない。

Text by Yoshiharu Nako (KOUMUTEN)

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