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第12回 | ITが働き方を変える?最新ビジネスハック事情

遠隔で働くチームが効率を落とさず密な仕事をするためのキーポイント

プロジェクトを進めるためには、プロジェクトメンバーが全員同じ空間にいると作業が捗るかもしれない。しかし場合によっては、自分とは異なる地域のメンバーと仕事をしなければならないこともある。そんなときに、仕事の効率を落とさずに働ける方法を調べた。

適切なコミュニケーションが必要になる

説明不要だとは思うが、チームでプロジェクトを進めるには、なによりもメンバーとのコミュニケーションが重要になるだろう。毎日顔をあわせていれば、会議やブレスト(ブレーンストーミング)も実施しやすく、情報共有も楽に行えるはず。

しかし、地域の異なる場所で働いているメンバーとは、顔をあわせることすら難しく、たとえばExcelを確認し合いながらコミュニケーションをとるのにも苦労してしまう。

そこで重要になるのが、離れた場所で働いているメンバーとも気軽にコミュニケーションをとれる環境を構築することだ。

クラウドサービスを活用する

インターネットが高速化したことで、様々なツールがネット上で利用可能になっている。たとえば、Googleが提供する「G Suite」というサービスであれば、強力なフィルタリング機能を持つ「Gmail」はもちろんのこと、スケジュール管理に最適な「カレンダー」、Web会議や普段のチャットに最適な「ハングアウト」、文書作成の「ドキュメント」、Excelのような表計算を実行できる「スプレッドシート」など、ビジネスに必要なツールがセットになっている。

同サービスを活用すれば、前述の遠隔チームメンバーとExcelを確認し合いながらコミュニケーションをとるのも簡単だ。というのも、「スプレッドシート」にはExcelと似たような操作感と関数が用意されており、普段Excelを使っている人であれば直管的に操作できるだろう。さらに「スプレッドシート」はクラウド上にデータを保存し、ファイルを書き換えた瞬間から随時保存される仕組み。ファイルのURLをメンバーと共有しておけば、同時にひとつのファイルを編集することだって容易だ。

ほかにも、プロジェクトで必要になるデータやファイルをクラウドストレージである「ドライブ」に保存しメンバーと共有しておけば、いつ、誰でもファイルを確認することができる。当たり前の話だが、自分自身も外出先からスマートフォンでアクセスできるのが有り難い。

さらに、メモやタスク管理などを行える「keep」をメンバーと共有しておくと、作業中に浮かんだジャストアイデアを書き留めることもできるうえに、その内容をメンバー全員も確認できる。結果、ナイスアイデアであればそのまま「keep」上でToDoリストを作成し、一つひとつタスクを処理すれば効率よくプロジェクトを進められるだろう。

とはいえ、これらのツールを活用するためには、それなりの知識も必要になり、まったく触ったことがない人であれば、最初は手間取ってしまう可能性もある。そんなときに便利なのが、NTTドコモが提供する「G Suite Basic」と「G Suite Business」というプランだ。

「G Suite」ツールの設定や操作方法などをサポートしてくれ、必要に応じて機能拡張やネットワーク・デバイスの提供もしてくれる。ということは、これひとつを用意するだけで、どんなプロジェクトも効率よく進められるようになるかしれない。「遠隔で働くメンバーとうまくコミュニケーションをとれていない」と悩んでいる方は、検討してみてはいかが?

Text by Yoshiharu Nako (KOUMUTEN)

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