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第8回 | デキる男の必修科目──大人のエクセル一問一答

【エクセル時短】企業のローカルルールに対応するデータの並べ替えを行うには?

グローバリゼーションが進むほど、そのユニークさが何かと話題になってしまう日本の企業体質。なかでも企業ごとに定められた「ローカルルール」は、ネットニュースなどで笑いの種にされるケースも多い。とはいえ、企業に所属する身である以上、たとえ意味不明なものであっても、ローカルルールに従わなければならない場面もあるだろう。エクセルの利用シーンなら、企業内でしか通用しない「部署のヒエラルキー」順での並べ替えなどは、意外とありがちな典型例。並べ替えに無駄な時間を費やしたくなければ、今回紹介するテクニックをおぼえ、サクッと無難に仕事を済ませておこう。

問題:
次の名簿を「製造部→事業部→開発部→営業部→経理部→人事部→総務部」の順番に並べ替えよ。

難易度:☆☆☆☆★
実用度:☆☆☆☆★
目標ステップ数: 7

解答:

エクセルには、並べ替えの順番を独自に決められる「ユーザー設定リスト」が用意されている。今回紹介する手順に従えば、現在編集しているブック以外でも、設定した並べ替えが可能になる。さっそく標準解答の手順を見ていこう。

●STEP1

ブックを開いた状態で「ファイル」タブをクリック。切り替わった画面左端のメニュー最下端にある「オプション」をクリックする。

●STEP2

「Excelのオプション」画面が表示されるので、「詳細設定」-「全般」-「ユーザー設定リストの編集」をクリックする。

●STEP3

「ユーザー設定リスト」画面が表示される。「リストの項目」欄に、作成したい並べ替え順を、上から順番に「Enter」で区切りながら入力。入力が終わったら「追加」ボタンをクリックし、さらに画面右下の「OK」ボタンをクリック。「Excelのオプション」画面に戻るので、再度「OK」ボタンをクリックする。

●STEP4

並べ替えしたい範囲を選択し、「ホーム」タブの「並べ替えとフィルター」-「ユーザー設定の並べ替え」をクリック。

●STEP5

「並べ替え」画面が表示されるので、「最優先されるキー」欄で、並べ替えの基準になる列(ここでは「部署」)、「並べ替えのキー」欄では「セルの値」を選び、「順序」欄から「ユーザー設定リスト」をクリックする。

●STEP6

「ユーザー設定リスト」画面が表示される。「ユーザー設定リスト」欄で、先ほど作成した並べ替え順を選び、「OK」ボタンをクリック。「並べ替え」画面に戻るので、再度「OK」ボタンをクリックする。

●STEP7

選択したセルの範囲が、「部署」を基準に「製造部→事業部→開発部→営業部→経理部→人事部→総務部」の順番で並べ替えされた。

【今回のまとめ】

50音順や数値順といった、標準的なルール以外での並べ替えを行う際には、「ユーザー設定リスト」を利用するのが基本だ。今回紹介した設定手順を応用すれば、役職順、都道府県順といった並べ替えもできるようになる。


ちなみに、並べ替え順の登録は「ユーザー設定リスト」画面で行うが、「Excelのオプション」画面から「ユーザー設定リスト」画面を呼び出す場合と、「ホーム」タブの「並べ替えとフィルター」-「ユーザー設定の並べ替え」から呼び出す場合とで、設定が適用される範囲が異なる。他のブックでも、新しい並べ替え順を使いたい場合は、今回紹介しているように「Excelのオプション」画面から「ユーザー設定リスト」画面を呼び出そう。「並べ替えとフィルター」から呼び出した場合は、現在開いているブック内でしか並べ替え順が利用できないので、注意しよう。

Text by Toshiro Ishii

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