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第8回 | ITが働き方を変える?最新ビジネスハック事情

だからあなたは片付かない!名刺整理がうまくいかない人の特徴3点

2018年も終わろうとしている今、仕事上で交換した名刺を乱雑にデスクのなかで保管しているというビジネスパーソンは少なくないのでは? 名刺整理がうまくいかない人の特徴を探った。

1.ズボラすぎる性格

仕事で出会った人とは、ほぼ必ず名刺交換をするだろう。日ごろから多くの人たちとコミュニケーションをとる人であれば、すぐに名刺ホルダーもいっぱいになってしまう。だからこそ、名刺整理が重要になるのだが、ズボラな性格の人は受け取った名刺をそのまま名刺ホルダーやデスクの引き出しにしまってはいないだろうか? やみくもに保管してしまうと、使いたいときに探し出せず、上手に活用できない。

そこで、名刺整理をするためには、名刺の裏などに受け取った日付や相手の特徴、どんな用件で会ったのかなどをメモすることがポイント。ある程度のメモを書いておくことで、後日名刺を見返したときに、どんな相手だったかを思い出しやすくなる。

2.ルールを決めるのが苦手

前述のようにこまめに名刺にメモを書いたとしても、名刺の分け方がルール化されていなければ意味がない。名刺整理が苦手な人の多くは、ルール化できていない可能性が高い。

名刺を整理するためによくあるパターンは、「五十音順」や「時系列順」などが挙げられる。相手の名前を覚えておくことが得意であれば「五十音順」、直近で会った人とすぐに連絡をとる機会が多いなら「時系列順」がおすすめ。

ほかにも、頻繁に使う名刺はメインホルダーに入れて、使用頻度の低い名刺はサブホルダーに保存する方法もある。もちろん、この方法であったとしても、ホルダーごとに「五十音順」などで整理しておくことが大切だ。

3.「申し訳ない」という気持ちが強い

仕事上で付き合いのある方から“いただいた名刺を捨てづらい”と感じる人は多いだろう。しかし、名刺を捨てずにいると溜まる一方で、いずれは整理しきれない量になってしまう。名刺を上手に整理するためには、相手に対して「申し訳ない」という気持ちを抱くよりも、シュレッダーにかける気持ちの切り替えが重要になる。

たとえば、年末に名刺整理をするタイミングを設け、1年間使用しなかった名刺は処分する、名刺のメモを見ても相手のことを思い出せないものは処分するなど、自分なりのルールを決めて名刺の量を減らすといいだろう。

しかし、処分したあとに必要になる可能性はゼロではない。そこで便利なのが、NTTドコモが提供する「Sansan スマートフォンプラン」だ。スマートフォンで撮影した名刺やスキャナで一括取り込みした名刺をオペレーターが手入力でデジタル化してくれるというもの。会社全体で同サービスを使用すれば、社内の名刺を一括管理できるスグレモノ。もちろん、簡単検索機能もあるので、名刺を探す時間も大幅に短縮できる。

日ごろの名刺整理に頭を抱えているなら、「Sansan スマートフォンプラン」のようなサービスを活用し、名刺のアナログ保存をやめてしまうのがもっともスマートかつ便利な整理術ではないだろうか。

Text by Yoshiharu Nako (KOUMUTEN)

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