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第4回 | 40歳になったら学び直したいビジネスの基礎力

どこで差が出る?「仕事の引き継ぎ」上手い人・下手な人

一般的に4月や10月に多いといわれている人事異動。エディトゥール読者のなかにも10月に異動があり、新しい業務を任された人や後任に仕事を引き継いだ人は少なくないだろう。しかし、引き継ぎが上手くできずに苦労することもある。引き継ぎ上手と下手な人の違いは…?

長年の経験から生まれた“慣れ”には注意すべし

仕事の引き継ぎをする場合、多くの人は引継書を作成するはずだ。仕事に関わる項目をひとつずつピックアップし、後任者が見てもわかりやすいようにまとめるだけだが、上手に伝わらないことがある。その原因ともいえるのが仕事に対する“慣れ”だろう。

たとえば、「月末にA社に請求書を発行する」というタスクがあるとする。長年担当していた自分ならそれだけでも理解できるが、後任者からしてみれば、「A社の誰宛に送ればいいのか?」「郵送なのか? PDFをメールで送るのか?」と疑問が生まれてしまう。こういったのは、自分自身が仕事に対して慣れてしまっているため、後任者への配慮に欠けている状態だ。

引継書を作成するのであれば、誰が見ても理解できる内容にしなければならない。

「期間」や「担当者」などを明確にする

誰が見ても理解できる内容とは、仕事を引き継いだ際に生まれるであろう疑問を解決するための補足があることを指す。

たとえば「月末にA社に請求書を発行する」であれば、「毎月のいつ行う作業なのか」「先方の担当者名や連絡先、住所」「送付方法」「自社の相談部署や担当者」「A社と自社の関係性」など、こまかく記載するのが基本となる。場合によっては、作成した請求書ファイルの「ファイル名のルール」や「保存場所の指定」も必要になるはず。

正直、一つひとつのタスクすべてにこういった詳細を付けるのは手間のかかる作業ではある。しかし、詳細を付けずに引継書を作らないと、引き継ぎ後に後任者からの質問攻めにあう可能性が高い。結果、自分の仕事に支障をきたすことになるので、資料作成に時間を費やしたほうが双方にとってのメリットが多いだろう。

仕事の年間スケジュールを作成する

ひとつずつのタスクに関する引継書の作成方法は前述の通りだが、もうひとつ「年間スケジュール」も忘れてはならない存在。

ルーチン化されたタスクだとしても、毎日行う作業や1週間に1度、月に1度、半年に1度など、サイクルは異なるはず。そこで1年間を通して、どの時期にどんなタスクが発生するのかスケジュールを作るのが好ましい。

一例を挙げるなら、「毎月月末:1カ月の成果をまとめる」「3カ月に1度:業務改善の見直し」「1年に1度:全体会議用の資料作成」などを、ExcelやGoogleスプレッドシートなどのツールを使って、タスクの“見える化”をしておこう。

対面で引き継ぎする時間を設ける

引継書と年間スケジュールは、後任者が仕事を引き継いだあとに困らないようにするためのものだ。しかし、いくらわかりやすい資料を作ったとしても、後任者と対面で引き継ぎに関する質疑応答ができなければ、上手に引き継ぎできない可能性がある。

そこで、後任者とコミュニケーションがとれるのであれば、引き継ぎスケジュールを作成し、対面で会話をできる期間を設定すると、円滑な引き継ぎにつながるだろう。

引き継ぎ資料はクラウドに格納する

引き継ぎを上手に行う方法で大切なのは、資料の保存場所も重要になる。社内の共有サーバーの奥に保存してしまうと、見ようと思ったときに、どこに保存されているかわからなくなるかもしれないため、資料はできるだけクラウド上に保存すると◎。

NTTドコモの「Handbook」というサービスは、引き継ぎ資料はもちろん、営業や会議向けのドキュメントをクラウド上で一括管理して、タブレットやスマートフォンで閲覧できるサービスだ。

スマートフォンでも資料を見られるということは、外出先で引き継ぎに関する問題が起きたとしても、瞬時に確認して対応できることになる。スマートな引き継ぎを行うにはマストなツールではないだろうか。

Text by Yoshiharu Nako (KOUMUTEN)

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