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第7回 | デキる男の必修科目──大人のエクセル一問一答

【エクセル関数】住所録の整理に便利。郵便番号を桁数で分割するには?

メールやSNSを使った年始の挨拶が主流になりつつあるとはいえ、要職に就く大人の男性であれば、従来の年賀状もお付き合いの上で欠かせないツールとなっているはず。毎年この時期になると、エクセルで作成した住所録の整理に悪戦苦闘している人も多いだろう。そこで今回は、住所録の整理にも役立つエクセル関数を紹介しよう。上手に使えば、入力や転記の手間を大幅に短縮できるはずだ。

問題:
関数を使い、入力された郵便番号を上3桁と下3桁に分割せよ。

難易度:☆☆★★★
実用度:☆☆☆★★
目標ステップ数: 8

解答:

「LEFT(レフト)」関数を使えば、入力された文字列の先頭から指定した数までの文字を取り出すことができる。また、「RIGHT(ライト)」関数を使えば、入力された文字列の末尾から指定した数分の文字を取り出すことができる。この2つの関数を併用すれば、郵便番号の上3桁と下3桁の分割が簡単にできる。さっそく、標準解答の手順を紹介しよう。

●STEP1

まず郵便番号の上3桁を入力したいセル(ここではD2)をクリックして選択。半角で「=LE」と入力し、表示される関数の候補から「LEFT」をクリックする。

●STEP2

上3桁の数値を取り出す参照元となるセル(ここではC2)をクリック。さらにキーボードから「,(半角のカンマ)」を入力し、取り出したい文字数(ここでは「3」)を入力。

●STEP3

「Enter」キーを押すと関数が完成し、参照元のセル(C2)に入力されている文字列の先頭から3文字目までが、セルD2に表示される。

●STEP4

続けて、郵便番号の下4桁を入力したいセル(ここではE2)をクリックして選択。半角で「=RI」と入力し、表示される関数の候補から「RIGHT」をクリックする。

●STEP5

下4桁の数値を取り出す参照元となるセル(ここではC2)をクリック。さらにキーボードから「,(半角のカンマ)」を入力し、取り出したい文字数(ここでは「4」)を入力。

●STEP6

「Enter」キーを押すと関数が完成し、参照元のセル(C2)に入力されている文字列の末尾から4文字目までが、セルE2に表示される。

●STEP7

振り分けた郵便番号が入力されたセル(ここではD2とE2)を選択。選択したセルの右下にカーソルをあわせ、カーソルの形が十字になったのを確認してから、そのままダブルクリック。

●STEP8

「オートフィル」機能が働き、文字列が入力されている範囲まで、関数が自動入力される。

【今回のまとめ】

今回紹介した関数は、文字列の先頭から任意の文字数を取り出す「LEFT」と文字列の末尾から任意の文字数を取り出す「RIGHT」の2つ。それぞれ、「=LEFT(取り出す元となる文字列が納められたセル範囲,取り出したい文字数)」、「=RIGHT(取り出す元となる文字列が納められたセル範囲,取り出したい文字数)」という構文となる。

簡単な関数だが、使い道は意外と多く、たとえば住所録の場合なら「東京都葛飾区東新小岩」というように。ひとつながりになった住所から都道府県を切りだしたり、電話番号を市外局番から分割するといった用途にも応用できる。

また住所録のような同様の項目が並ぶ表組に、関数をまとめて入力したい場合には、セルをダブルクリックすることで働く「オートフィル」機能を使うことも忘れずに。作成された表組の端まで指定した連続する数値や関数を補ってくれるので、大きな表組になるほど作業時間の大幅な短縮が期待できるはずだ。

Text by Toshiro Ishii

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