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第3回 | ITが働き方を変える?最新ビジネスハック事情

知ると作業がぐっと楽に!Excelの小技10

仕事で頻繁に使うことが多いExcelは、使えて“当たり前”のツールだろう。しかし、ひと通りのことはできても、作業を楽にする小技はあまり知らないという人も少なくないのでは? そこで仕事で活用できるテクニックを紹介しよう。

1.任意の場所で改行する

まずは、Excelの基本でもあるセル内での改行。セル内に文章を打ち込み、改行するために「Enter」キーを押したら改行されずに下のセルがアクティブになってしまったという経験を持つ人は多いはず。任意の場所で改行するには、改行したいセルをダブルクリックして編集モードにする。あとは、改行したい場所をクリックし、「Alt」キーを押しながら「Enter」キーを押せば改行される。

2.瞬時に左上の「A1」セルに移動する

データ容量の少ないワークシートであれば、シート内の移動も楽に行えるだろう。しかし、縦にも横にも大きくなってしまったワークシートだと、移動するのも大変に。そこで覚えておきたいのが、ワークシートの左上にある「A1」セルに移動する方法。「Ctrl」+「Home」キーを押すだけで、瞬時に「A1」セルに移動できる。ちなみに「Ctrl」+「矢印」キーは、データ範囲またはワークシートの端の列(行)に移動できるので、データの一番下に移動したいなどのときに便利なショートカットキーだ。

3.「円」を付ける

たとえば同僚やクライアントから送られてきたExcelのファイルを開いたら、金額に「円」の単位が付いていなくて困るケースがある。該当セルをひとつずつダブルクリックして「円」を打ち込むこともできるが、そうすると、「数値」でなく「文字列」として扱われ、計算ができなくなってしまう。「数値」扱いまま「円」を付けるためには、該当セルをすべて選択し、右クリックして表示されるメニューから「セルの書式設定」をクリック。「分類」を「ユーザー定義」にして「種類」に「#,###円」と入力すれば、データは「数値」扱いまま「●●円」と表示されるようになる。

4.「円」を外す

前述のように「円」を付けたいこともあれば外したいこともある。そういった場合には、該当セルをすべて選択し、「Ctrl」+「H」キーで「検索と置換」を呼び出す。あとは「検索する文字列」に「円」と入力して「置換後の文字列」は空欄のまま「すべて置換」を押すだけで、セル内から「円」をすべて消すことができる。

5.行と列を入れ替える

Excelで表を作ったら行と列が逆のほうが見やすかったという失敗をしてしまうことがある。イチから表を作り直さないためには、行と列を入れ替えたいセルをすべて選択し、「Ctrl」+「C」キーでコピーする。新しく表を作りたいセルを選択した状態で右クリックし、「貼り付けのオプション」から「行列を入れ替える」を押せば、自動的に行と列が逆になった状態でペーストされる。

6.セル結合をショートカットキーでする

Excelの機能のなかでも使用頻度の高い「セル結合」や「セル結合の解除」。毎回マウス操作で行うのは手間なので、普段使っている「ホームタブ」の「セルを結合して中央揃え」を右クリックし、「クイック アクセス ツール バーに追加」をクリックする。そうすると、Excelのウインドウの左上に「セルを結合して中央揃え」のアイコンが追加される。あとは、結合したいセルを選択した状態で、「Alt」+「該当する数字」キーを押すことで結合が可能になる。これと同じように、「セル結合の解除」を「クイック アクセス ツール バー」に追加しておけば、結合・解除ともにキーボード操作だけで行える。

7.1行おきに色を変える

表の視認性をよくするために、1行(列)おきに色を付けることがあるだろう。これも1行ずつ設定していたら時間の無駄。効率的に色付けするためには、該当セルをすべて選択し、「Ctrl」+「T」キーで「テーブル」に変換することで1行おきに色を付けられる。とはいえ、表によってはわざわざ「テーブル」にする必要がないものもある。そんなときは、表の1行だけ色を付け、その行とその下の行を選択し、「フィルハンドル」を色付けしたい場所まで「右クリック」でドラッグする。「オートフィルオプション」が表示されるので「書式のみコピー(フィル)」を選択すれば、1行おきに色付けされるはずだ。

8.空白セルを削除する

Excelで作成されたデータを見ているときに、空白のセルだけを削除したいことがある。素早く行うためには、該当するセルをすべて選び、「Ctrl」+「G」キーで「ジャンプ」機能を呼び出す。「セル選択」をクリックし、「選択オプション」のなかから「空白セル」にチェックを入れ、「OK」を押すと空白セルだけが選択された状態になる。あとは右クリックで削除を選択して「左方向にシフト」または「上方向にシフト」を押せば空白セルだけを削除することが可能に。

9.重複しているデータを一括削除する

膨大な量のデータを扱っていると、重複するデータを削除したいことがある。瞬時に削除するには、該当セルをすべて選択して、「データタブ」のなかから「重複の削除」をクリックする。あとは重複を削除する列を選択し「OK」をクリックするだけで、重複していたデータがすべて削除される。

10.グループ作業を楽にする

社内のファイルサーバーにExcelファイルを格納し、複数人で編集したり、ファイルをメールに添付して何度も送受信を繰り返しながら作業したりすることもあるだろう。しかし、それらは非常に手間のかかる作業。もっと効率よくグループ作業をするためには、NTTドコモが提供する「ビジネスプラス Office 365」が便利だ。Office製品やコミュニケーションツール、クラウドストレージなどがセットになったもので、最新バージョンのExcelを使用可能。

最新バージョンのExcelで作成したファイルをクラウドストレージの「OneDrive」や「SharePoint」に格納し、「共同編集」機能をONにすることで、会社のPCはもちろん外出先のデバイスからでもアクセスでき、複数人での同時編集が可能になる。従来のような煩わしい作業がなくなり、業務スピードが向上するだろう。

Excelでの面倒な作業は、ある程度は小技を身に付けることで解消できるが、場合によってはソフトウェアそのものをアップグレードしたほうがいいこともある。頻繁にグループ編集を行っている人は、「ビジネスプラス Office 365」の導入を検討すべし。

Text by Yoshiharu Nako (KOUMUTEN)

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