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第5回 | プレゼンのスキル向上に効く──大人のパワポ一問一答

【パワポ術】よく使うボタンを手近な場所に配置する時短テク

Officeファミリーのなかでも、とりわけ多機能なパワーポイント。それだけに、必要な機能を呼び出す際に手間がかかる場合も多いのが面倒なところでもある。そこで活用したいのが、よく使う機能を呼び出すボタンをまとめておく「クイックアクセスツールバー」だ。機能によっては数ステップ以上の呼び出し手順を省略できるので、作業時間の大幅な短縮が期待できる。今回紹介するテクニックをマスターして、プレゼン資料作成にかける時間を節約しよう。

問題:
クイックアクセスツールバーに「トリミング」ボタンを追加せよ。

難易度:☆☆★★★
実用度:☆☆☆☆★
目標ステップ数:5

解答:

画像の不要な部分を切り取る「トリミング」は、ビジュアル要素が多いスライド作成に欠かせない機能だが、画像を選択した際に表示される[図ツール]ー[書式]タブの右端にボタンがあるため、呼び出すのに結構手間がかかる。こんな場合こそ「クイックアクセスツールバー」の出番。タブに関係なく常時「トリミング」ボタンが表示されるようになるので、クリックの回数をかなり省略できる。早速、標準解答の手順を紹介しよう。

●STEP1

タイトルバーに表示されている「クイックアクセスツールバーのユーザー設定」ボタンをクリック。表示されたメニューから「その他のコマンド」をクリックする。

●STEP2

「クイックアクセスツールバーのユーザー設定」画面が表示される。「コマンドの選択」欄で追加したいボタンが含まれているタブ(ここでは「[図ツール]|[書式]タブ」)を選び、下の欄から追加したいボタン(ここでは「トリミングツール」)を選択。

●STEP3

追加したいボタンが選択されている状態で、「追加」ボタンをクリック、右の欄にボタンが追加されたことを確認したら、「OK」ボタンをクリック。

●STEP4

クイックアクセスツールバーに、指定したボタンが追加される。

【今回のまとめ】

クイックアクセスツールバーには、各タブに配置されているボタンはもちろん、ボタンをクリックして表示されるメニューの項目も配置可能だ。もちろん、ボタンを並べ替えたり不要なボタンを削除したりすることもできるので、使いやすくカスタマイズすれば、作業時間を大幅に短縮できるだろう。

通常は、タイトルバーの位置に表示されているクイックアクセスツールバーだが、「クイックアクセスツールバーのユーザー設定」ボタンをクリックして表示されるメニューから「リボンの下に表示」を選択すれば、よりスライドの編集画面に近い場所へ移動させることも可能だ。

クイックアクセスツールバーの表示領域だけ画面が狭くなってしまうが、マウスを動かす距離が短くなるぶん、さらに作業効率が高まる。エクセルやワードに比べ、時短テクが少ないパワーポイントだけに、クイックアクセスツールバーがぜひ活用したいところ。ちなみに、他のOfficeファミリーにもクイックアクセスツールバーが用意されており、同様の操作でボタンの追加や編集ができる。エクセルやワードでも使いこなしてほしい。

Text by Toshiro Ishii

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