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第3回 | プレゼンのスキル向上に効く──大人のパワポ一問一答

【パワポ術】別のPCで開いた際のデザイン崩れを防ぐには?

先方で用意したPCを使いプレゼンを行う際にありがちな、スライドのデザイン崩れ。指定したものと違うフォントに差し替えられた結果、デザインがおかしくなっているスライドでは、プレゼンの説得力も大きく崩れてしまう。プレゼンテーションファイルをPDFや動画に変換しておくのも回避策のひとつだが、内容を編集できなくなってしまうのが不便なところ。プレゼンの直前まで最善を追求したいなら、今回紹介するテクニックをマスターしておこう。

問題:
他のPCで開いても指定したフォントがそのまま表示され、かつ編集可能なプレゼンテーションファイルを作成せよ。

難易度:☆☆☆★★
実用度:☆☆☆☆★
目標ステップ数:3

解答:

「フォントの埋め込み」機能を使えば、スライドに使用したフォントがインストールされていないPCでも、作成時と同様のレイアウトで表示・編集できるようになる。このテクニックをおぼえておけば、プレゼンの失敗を防ぐのはもちろん、複数のPCを使いわけて作業をする場合にも役立つ。さっそく、標準解答の手順を紹介しよう。

●STEP1

目的のプレゼンテーションを開いた状態で、「ファイル」タブをクリック。

●STEP2

「情報」画面が開くので、左端のメニュー下端にある「オプション」をクリック。

●STEP3

「PowerPointのオプション」画面が表示されるので、左端のメニューで「保存」をクリック。切り替わった画面の下端にある「ファイルにフォントを埋め込む」にチェックを付け、さらに「すべての文字を埋め込む」を選択。最後に「OK」ボタンをクリックする。

【今回のまとめ】

ビジネス文書を作成するさいに、意外と見落としがちなのがフォント(書体)の扱いだろう。同じウィンドウズPCでも、OSのバージョンや機種によってインストールされているフォントの種類が異なるのはよくあること。社内では問題なく表示されていたのに、提出先ではまったく違うレイアウトになっているというトラブルは、先方のPCに指定したフォントがないことが原因である可能性が高い。

冒頭でも書いたように文書をPDF化すれば、このトラブルはほぼ確実に回避できるが、編集可能なファイルでのやり取りを求められる場合も多いはず。そこでパワーポイントやワード、エクセルなどのオフィス文書では、使用したフォントのデータをファイル内に含めた状態で保存する「フォントの埋め込み」機能が用意されている。

フォントの埋め込みには「使用されている文字だけを埋め込む」、「すべての文字を埋め込む」という2つの選択肢があるが、内容を編集しやすい状態にする場合には「すべての文字を埋め込む」を選ぶのが基本だ。なおフォントの埋め込みを行うと、ファイルの容量が増える点にも注意が必要となる。

そこまで大きな増量ではないが、メールに添付する際などには事前にファイルの容量を確認しておいたほうがよいだろう。

なお、種類によっては埋め込みができないフォントや、表示だけで編集ができないフォントもある。参考までに確認方法を紹介しておこう。

●手順1

通常はCドライブにある「Windows」フォルダ内の「Fonts」フォルダに収められているフォントファイルを右クリックし、表示されたメニューの「プロパティ」をクリック。

●手順2

表示されたプロパティ画面の「詳細」タブをクリック。「フォント埋め込み可能」欄が「制限されています」の場合は埋め込み不可、「プレビュー/印刷」となっている場合は表示のみで編集不可、「編集(インストール)可能」となっている場合は表示も編集も可能となる。

最近の主流になっている「OTFフォント」は「プレビュー/印刷」となっている場合が多い。他のPCでも編集したい場合には、なるべく「編集(インストール)可能」なフォントを使うようにしておこう。

Text by Toshiro Ishii

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