メディア個別 【ワード術】全角半角の数字が混在する文書を美しく整えるには? | editeur エディトゥール

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第1回 | トラブル&不満を解消──大人のワード一問一答

【ワード術】全角半角の数字が混在する文書を美しく整えるには?

ビジネス文書のクオリティを高めるためには、内容だけでなく“見栄え”にこだわることが大切。レイアウト機能を使いデザインに工夫をこらすスキルもある程度必要だが、それ以前の問題として、注意すべきが「表記の不揃い」だろう。たとえば全角数字と半角数字が混在している文書は、見栄えが悪くなるばかりでなく、内容をしっかりと確認していないかのような詰めの甘い印象を、読む人に与えてしまう。今回の問題に挑戦し、信頼につながる文書作成テクを身につけよう。

問題:
文書中に混在する全角、半角数字を、すべて半角に統一せよ(なお、例文ではわかりやすいように全角の数字を赤色にしている)。

難易度:☆☆☆☆★
実用度:☆☆☆☆★
目標ステップ数:5

解答:

「文字種の変換」機能を使い全角文字を半角文字に変換できることを知っている人は多いと思うが、今回の問題でポイントとなるのは「数字だけ」を半角に統一する操作だ。文書全体を選択し「文字種の変換」機能を使うだけでは、カタカナや記号類まで半角になってしまう。そこで登場するのが「高度な検索」機能。少し複雑な操作が必要だが、これなら数字だけを簡単に選択できる。さっそく、標準解答の手順を紹介しよう。

●STEP1

編集したい文書が開いている状態で、「ホーム」タブの「検索」-「高度な検索」をクリック。

●STEP2

「検索と置換」ウィンドウの「オプション」ボタンをクリック。ウィンドウが拡張されるので、「あいまい検索(英)」をクリックしてチェックをはずす。

●STEP3

「検索」欄の「特殊文字」ボタンをクリックし、メニューから「任意の数字」をクリック。「検索する文字列」欄に「^#」が入力されていることを確認したら、「検索する場所」ボタンをクリックし「メイン文書」をクリックする。

●STEP4

全角半角問わず、文章内の数字がすべて選択された状態になる。文書のウィンドウに戻り、「ホーム」タブの「文字種の変換」ボタンをクリックし、メニューから「半角」をクリック。

●STEP5

選択されている数字がすべて半角に統一される。

【今回のまとめ】

特定の文字列を別の文字列に変換する「検索置換」ウィンドウの「置換」は、ワードのなかでも頻繁に利用する機能だろう。対して、似たような機能なのに意外と使われていないのが、特定の文字列を検索し選択する「検索」だ。強調したい語句だけをまとめて太字にしたり、色を変えたりしたい場合に重宝する。

特に便利なのが「数字だけ」「英字だけ」というように、特殊な検索条件を指定できる「特殊文字」機能。さらに複雑な検索条件を指定できる「ワイルドカード」という機能もあるが、数字だけを選択する場合なら、「特殊文字」を使う方が簡単に指定できる。

「特殊文字」を利用する際に注意すべきは、「検索置換」ウィンドウで「あいまい検索(英)」のチェックをはずしておくこと。「特殊文字」が選択できない場合は、まず「あいまい検索(英)」のチェックを確認しよう。

今回紹介したテクニックを応用すれば、数字だけでなくアルファベットの全角、半角統一も容易になる。他の資料から文章を引用したり、分担で文章を作成したりする場合には、どうしても表記の不揃いが起こるもの。完成前に、一度この手順を通しておくだけで、文書のクオリティがかなり高まる。おぼえておいて損はないテクニックだ。

Text by Toshiro Ishii

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