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第1回 | デキる男の必修科目──大人のエクセル一問一答

【エクセル術】フリガナ入力を瞬時に終わらせる時短関数

大人の男性にとって、もっとも大切な財産となる「人脈」。エグゼクティブの中には、ビジネスはもちろん、プライベートのお付き合いまで、エクセルで管理している人も多いはずだ。そこで、一度は直面するのが「フリガナ」の問題である。並べかえやスマートフォンとの連携などを便利にするには、フリガナを別途入力しておくのがベターだが、これを手作業でおこなうのは、かなり面倒なもの。しかし、ここで紹介する時短テクを駆使すれば、面倒なフリガナ入力から解放される。早速、今回の問題に挑戦してみよう。

問題:
「フリガナ(氏)」「フリガナ(名)」欄に入るフリガナを、関数を使い自動入力せよ。

難易度:☆☆★★★
実用度:☆☆☆☆★
目標ステップ数:5

解答:

「PHONETIC(フォネティック)」関数を使えば、すでに入力されている文字列から、フリガナを簡単に取り出すことができる。さらにエクセルの「オートフィル」機能を応用すれば、完成までのステップ数短縮が可能だ。では、標準解答の手順を紹介しよう。

●STEP1

フリガナを自動入力したいセル(ここではC2)をクリックして選択。半角で「=PH」と入力し、表示される関数の候補から「PHONETIC」をクリックする。

●STEP2

自動入力したいフリガナの参照元となるセル(ここではA2)をクリック。

●STEP3

「Enter」キーを押すと、セルA2に入力された文字列のフリガナ(氏)が自動入力される。再度セルC2を選択したら、セルの右下にカーソルをあわせ、カーソルの形が十字になったのを確認してから、ひとつ右のセル(D2)までドラッグ。

●STEP4

「オートフィル」機能が働き、セルD2に、セルB2(「名」欄)を参照元にする関数 PHONETIC(B2)が、自動入力される。カーソルの形が十字になったままの状態で、さらにダブルクリック。

●STEP5

「オートフィル」機能が働き、文字列が入力されている「氏」、「名」欄まで、フリガナが自動入力される。

【今回のまとめ】

文字列からフリガナ(読み)を取り出す「PHONETIC」関数は「=PHONETIC(取り出したい文字列の範囲)」という構文になる。今回の問題では、ひとつのセルから文字列を取り出したが、たとえば「=PHONETIC(A2:B2)」とすれば「タカヤマケイジ」というように、氏名のフリガナをまとめて取り出すこともできる。

なお、他のアプリで入力した文字をコピー&ペーストした場合、「PHONETIC」関数を使ってもフリガナを取り出すことができないので注意しよう。

また、あわせて覚えておきたいのが、セルをダブルクリックすることで働く「オートフィル」機能だ。数字や日付など連続する値を入力する際、選択したセルをドラッグすることで「オートフィル」機能が働き自動入力されることを知る人は多いと思うが、長大な表組の場合はドラッグによるオートフィルは難しい。

そんなときには、値の元になるセルを選択し、そのセルの右下をダブルクリックしてみよう。ドラッグしなくても、作成された表組の端まで連続した値を入力してくれる。

ごく初歩的なテクニックだが、見逃している人が意外と多いはず。使いこなせば、作業効率をグンとアップできるので、ぜひ覚えて活用しよう。

Text by Toshiro Ishii

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