送別会シーズンがやってきた!抑えておくべき送別会の段取りのポイント
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送別会シーズンがやってきた!抑えておくべき送別会の段取りのポイント

送別会シーズンがやってきました。お世話になった上司・同僚と、思い出や苦労を語り合いながら杯を交わすのは、とても楽しいひと時ですよね。
 
しかし、送別会の幹事にとっては大変な任務。送別会が終わるまで気は抜けません。送別会の成功には、綿密な準備と打ち合わせが重要です。
 
送別会の幹事必見の、送別会成功のカギをお伝えします!
 

目次

送別会の基本手順送別会で喜ばれるお店選びのポイント送別会の進行表の書き方送別会で盛り上がる余興4選送別会で人気のプレゼントTOP3

 

送別会の基本手順


送別会の幹事になったら、まず何をすればいいのでしょうか。送別会の事前準備の基本的な流れを押さえましょう。

1. 送別会の日程を調整する

退職者や異動者の都合が良い日程を複数聞いておきましょう。その中から、業務に支障のない日、上司や参加者ができるだけ多く出席できる日を選び、送別会の日程と時間を決めます。

2. 送別会のお店を予約する

参加者の人数と予算が決まったら、送別会を開催する店を選びます。送別会のシーズンは大人数での予約が取りにくいため、早めに予約を済ませましょう。
 
送別会の参加費用の相場は4000円~5000円ですが、出席する人や人数によっても変わってきます。退職者・転勤者の費用は参加者が負担するのが一般的です。

3. 送別会の出席者に案内状を送る

送別会のお店の予約ができたら、送別会の日時・場所・会費を記した案内状をメールで送ります。出席者に予定が入ってしまう前に、案内状は早めに送ります。
 
送別会の出席人数把握するために、出欠の連絡をしてもらう旨もメールに明記します。その際は、連絡の期限も設定しましょう。送別会の会費の徴収方法もメールで案内するといいでしょう。

4. 送別会の進行表を作る

円滑な送別会の運営のために、進行表を作ります。

5. 贈る言葉・乾杯の音頭の依頼をする

進行表を作り、送別会で行う催し物が決まったら、その音頭をとってもらう人に依頼をします。退職者の特にお世話になった上司や、一緒に働いた同僚などにスピーチや乾杯の音頭を依頼しましょう。あくまでも、送別会の幹事は裏方に徹します。

6. プレゼントを用意する

送別会の時に渡す花束やプレゼント(記念品)を購入します。花束やプレゼントを最終勤務日に渡したり、プレゼントが慣習化している職場もあるので、プレゼントの内容や渡すタイミングはそれぞれの慣習に従います。

7. 当日の進行

送別会当日は、進行表の通りに円滑に運営します。

8. 精算と会計報告をする

送別会が無事に終わったら、最後の仕事、精算と会計報告をします。できれば送別会の翌日中には送別会の会計報告をして、精算をお願いするメールを出席者に送ります。退職者・異動者にはメールを出さないように注意します。
 

送別会で喜ばれるお店選びのポイント


どのようなお店を送別会の会場に選べば、出席者が最も喜んでくれるのか、というのは幹事にとって最大の悩みですよね。
 
日経ウーマンのアンケートによると、最も多くの人がお店選びで重視するポイントは〈個室がある・貸切できる〉ということです。周りを気にせず、プライベートな空間で送別会を行った方が盛り上がりますよね!
 
続いて、〈食べ放題・飲み放題がある〉というメニューに関することや、〈大人数が入れる〉〈時間制限がなくゆったりできる〉というお店のキャパやシステムに関することが、お店選びのポイントとなるようです。
 
お金や時間のことをできるだけ気にせずに、心置きなく送別会を楽しめるようなお店を選ぶことがポイントです!
 
参考:日経ウーマンオンライン
 

送別会の進行表の書き方

送別会の事前準備ができても、当日の進行がうまくいくか不安になりますよね。送別会を滞りなく運営するために、進行表を書くといいでしょう。送別会当日の流れをたどってみましょう。

1. 開会の言葉

「皆様お疲れさまです。これより、サトウさんの送別会を行いたいと思います。本日司会進行をさせて頂きます、○○○○(氏名)と申します。よろしくお願いします。」

2. 開会の挨拶

開会の挨拶は、出席者のうちで最も上の役職の方に依頼します。
「まずはじめに、 タナカ部長より、ひとことご挨拶をいただきたいと思います。タナカ部長、よろしくお願いします。」

3. 乾杯

乾杯の音頭は主賓の直属の上司に依頼します。
「タナカ部長ありがとうございました。それでは、乾杯の音頭をキムラ課長にお願いしたいと思います。皆様グラスのご用意をお願いします。乾杯!」

4. 食事・歓談

「さて、お食事も出ておりますので、しばらくご歓談下さい。」

5. 贈る言葉

退職者がお世話になっていた上司や一番関わりのあった人などに激励の言葉を依頼します。
「さてみなさん、サトウさんはこの度○○支店に転勤されることとなりました。そんなサトウさんへ、ヤマダさんよりご挨拶をお願いしたいと思います。」

6. プレゼント・花束贈呈

退職者の後輩や、一番関わりのあった人にプレゼント贈呈の依頼をします。
「ヤマダさん、ありがとうございました。続きまして、株式会社○○一同より、サトウさんへプレゼントを用意しました!スズキさん、お願いします。」

7. 退職者・転出者の挨拶

「サトウさん、最後に一言お願いします。」

8. 閉会の挨拶・手締め

出席者のうちで二番目くらいの役職の方に依頼します。
「それでは最後に、ヤマモト課長より、締めのご挨拶をお願いいたします。」

お開き・二次会の案内

「それではこれでサトウさんの送別会を終わります。皆さんそれぞれ気をつけてお帰りください。お疲れ様でした。」
 
二次会を予定している場合は、二次会の案内をします。
「ヤマモト課長、ありがとうございました。この後は、2次会を用意しております。参加いただけるかたは、幹事までお願いします。」
 

参考:ヒトサラ
 

送別会で盛り上がる余興4選


退職者・異動者と思い出を話しながら歓談していると、どうしてもダラダラと時間が流れてしまいます。楽しい余興を挟むことで、送別会の場がワッと盛り上がります。送別会にぴったりの余興を紹介します!
 

〇〇さんランキング

退職者・異動者に関する様々なアンケートを事前に行い、ランキング形式に発表するという、シンプルかつ盛り上がる余興です。本人や仕事に関して、同僚や上司からの意外な答えに送別会は笑いの渦となります。

思い出ムービー

写真と音楽の組み合わせなら簡単に作れるので、会社での思い出の写真を音楽にのせて流す思い出ムービーも余興としてオススメです。心に残る送別会を演出できます。

対戦ゲーム

送別会をとにかく盛り上げたいなら、対戦ゲームがオススメです。「激辛早食い対決」や「絵しりとり」、「イントロクイズ」や「二人羽織」など、チーム戦で全体を巻き込むゲームが特に盛り上がります。

出典:二人羽織(赤)

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歌やダンス

お別れ系の歌やアイドルのダンスをコピーして披露する余興も、鉄板で盛り上がります。みんなが知ってるような歌を選ぶといいでしょう。
 
替え歌を作ってみんなで歌うと、感動的な送別会となり盛り上がります。
 

 

送別会で人気のプレゼントTOP3


送別会で退職者・異動者に渡すプレゼントって、結構迷うものですよね。どのようなプレゼントが送別会で選ばれているのでしょうか。

1. 名入れギフト

送別会のプレゼントの定番は、退職者・異動者の名前を入れたプレゼントです。ハンカチやボールベンだけではなく、様々なものに名前を入れることができます。退職者・異動者の好みのものに名前を入れてプレゼントしたら、いい思い出となること間違いありません。
 
■ 名入れボールペン

出典:PARKER IM 名入れ ボールペン 7特盛ギフトセット ブラック

名入れのボールペンはプレゼントの定番です。ボールペンは仕事でも使うものなので、質の良い供給なものを選ぶと喜ばれるでしょう。
 
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■ ジッポー

出典:ZIPPO 名入れ クロームサテーナ200 ギフト5点セット

タバコを吸う習慣がある方へのプレゼントなら、名前を入れたジッポーがオススメです。名入れのデザインの選べるので、相手の好みに合わせたプレゼントができます。
 
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■ 名入れのお酒

出典:金箔入 名入れ 酒 サンドブラスト で彫刻 桐箱入 (赤布、風呂敷付) 麦焼酎 九州んもん

お酒のボトルに直接メッセージを彫ることができるプレゼントです。文字だけではなくイラストも彫ることができるので、世界で唯一のお酒をプレゼントすることができます。金箔が入っていてめでたく、お酒好きなら喜ぶこと間違いなしのプレゼントです。
 
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2. メッセージギフト

似顔絵が描かれたものや、同僚や上司からの寄せ書きが描かれたメッセージギフトも、定番でありながら喜ばれるプレゼントです。
 
■ 似顔絵

出典:似顔絵 色紙サイズ (2人描き)

似顔絵付きのメッセージは、憧れはあるものの、実際に描いてもらう機会ってなかなかないので喜んでもらえるプレゼントです。お祝いメッセージとともに贈る世界に一つだけの自分の似顔絵ギフトは、一生忘れられない宝物になるはずです。
 
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■ 寄せ書き

出典:アルタ メッセージ帳 メモリアルパスポート AR0819101 10年版

一緒に働いた仲間にメッセージをもらうのは、やっぱり嬉しいものですよね。何年か経ってふと読み返して、思い出に浸ることもしばしば。ちょっと変わった、ユニークなデザインの色紙に寄せ書きを集めてプレゼントすれば、一生ものの思い出になるでしょう。
 
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3. 記念品

■ トロフィー

出典:【Bella Robe】 クリスタル時計 DT-15-G メッセージ彫刻対応

メッセージ付きのクリスタルトロフィーは、退職・異動後も身の回りに飾ることができるので、とても喜ばれるブレゼントです。
 
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いかがでしたか? 幹事の仕事は大変ですが、思い出に残る楽しい送別会のために、頑張って下さい!