young man with index up has intuition
- 恥をかかない大人の文章術 -

読み手を徹底的に想像することが、いい文章の秘訣~相手が理解しやすい文章を~

インターネットがビジネスシーンで当たり前に使われるようになり、かつてないほどにビジネスパーソンに問われるようになっているのが、実は文章を書く力だ。メール、レポート、企画書…。社内で、あるいは取引先とのやりとりで、みっともない思いをしないためにも、文章とどう付き合うか。恥をかかない大人の文章術を紹介する。

■今回のアドバイザー
ブックライター
上阪徹

1966年、兵庫県生まれ。早稲田大学商学部卒業後、リクルート・グループなどを経て95年よりブックライターに。著書に『文章は「書く前」に8割決まる』(サンマーク出版)、『書いて生きていく プロ文章論』(ミシマ社)ほか多数。

形容詞を使わないと決める

上阪「どのようにして文章と向き合えばいいか、これまで書き連ねてきました。最後に改めて強調しておきたいのは、ビジネスにおけるいい文章とは、わかりやすい文章である、ということです。

美文や名文など必要ありません。それよりも、相手が内容を理解しやすいよう工夫されている文章のほうが、よほど好感が持てます。なぜなら、読み手は理解が深められるから。

そのためにも、ぜひ心がけてほしいのが、『形容詞を使わない』ということなのです。形容する言葉が使えないとなれば、どうなるか。具体的な事実や内容に目が向かうことになります。

例えば『とても暑い』という表現と『気温が38度を超えた』あるいは『午前中で洗濯物が乾いてしまった』という表現では、どちらが本当の暑さを、手触り感をもって伝えられるでしょうか。形容詞を使わないで状態や状況を伝える。難しいように思えますが、むしろ逆です。起きている事象を形容詞にまとめることのほうが、はるかに難しい。文章をひねり出さないといけないからです」

『数字』や『引用』を効果的に使う

上阪「では、状態や状況をどう表現するのか。まず意識してみてほしいのが、『数字』です。

先ほどの例で『暑さ』を数字で示しましたが、文章で相手に『程度』を伝えるには、数字は極めて有効なツールです。ですから、文章の材料を集めるとき、数字を拾うように心がけるのです。ビジネスの現場では、たくさんの数字が溢れていますが、ポイントは『何を伝えたいか』です。これをはっきりさせれば、ピント外れの数字を使うようなことはなくなります。

また、最近ではネット等からの『引用』を文章に盛り込むケースも増えてきました。データや史実、コメントなどを引用しながら、読み手の興味を喚起していく。これも『何を伝えたいか』がはっきりしていれば、有効な方法です。ただし、単にネット上の文章をコピー&ペーストして切り貼りするようなことは避けなければなりません。それは、読み手に簡単に見抜かれてしまうからです。コピペの文章は、読み手への誠意が完全に欠けています。あなたは、人から適当にコピペした文章をもらって、うれしいでしょうか」

『、』の位置は過剰に意識しない
~文章はできるだけ短くする~

上阪「わかりやすい文章を目指すとき、心がけてほしいのが、文章はできるだけ短くすることです。

だいたい『読みにくいな』『わかりにくいな』と思う文章というのは、一文が長いケースが少なくないのです。どこに主語があり、どこが述語で、どの内容を受けるのか、読者にわかりにくい。一文が長くなればなるほど、そういう危険性が高まっていきます。短いセンテンスで、事実をポンポンとリズムよくつなげていく文章のほうが読みやすいのです。私自身、読み手の立場に立ってみて、気づいたことでした。浮かび上がってくる事実や数字を、できるだけ平易な言葉で、できるだけ短い一文で書き連ねていけばいい。

私は、一文の目安として、40文字から80文字くらいをイメージしています。一文がどれくらいの長さになるか把握するため、ワープロソフトのフォーマットファイルを40行×40行に設定しています。メールの場合は、最大25文字くらいで行替えをします。また、ひとつの文章が2行以上にならないように気をつけています」

『また』『さらに』はなるべく使わない

上阪「文章を書くときには、接続詞の使い方に頭を悩ませる人も少なくないようです。どこでどんなふうに使えばいいのか。どのくらいの頻度で使えばいいか。どれをチョイスすればいいのか…。

これまでの経験で感じているのは、接続詞はなるべく使わないように意識したほうがいい、ということです。注意すべきは『また』『さらに』。これらをなるべく使わないのです。この2つが連発されていると、流れが平板で幼稚なものに見えてしまうから。

使いたくなったら、別の表現を考えます。たとえば『ひとつは〜。もうひとつは〜』と言い回しそのものを変えてしまうのです。このほか、順接の接続詞で、意識して使い方を考えるのは『そして』です。これは、順接の流れの中で、空気を少し変えたいときに使います。順接でありながら、変化を持たせる接続詞として効果的に使えます。

同様に『しかし』『ところが』といった逆説の接続詞も、意識して使うようにしています。これらの言葉は、論理展開をわかりやすく示す上で欠かせません。文章全体に抑揚をつけたり、リズムを作ってくれるツールにもなります」