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- 恥をかかない大人の文章術 -

文章はゼロから作らなくていい~重要なのが出だし。起承転結は作らない~

インターネットがビジネスシーンで当たり前に使われるようになり、かつてないほどにビジネスパーソンに問われるようになっているのが、実は文章を書く力だ。メール、レポート、企画書…。社内で、あるいは取引先とのやりとりで、みっともない思いをしないためにも、文章とどう付き合うか。恥をかかない大人の文章術を紹介する。

■今回のアドバイザー
ブックライター
上阪徹

1966年、兵庫県生まれ。早稲田大学商学部卒業後、リクルート・グループなどを経て95年よりブックライターに。著書に『文章は「書く前」に8割決まる』(サンマーク出版)、『書いて生きていく プロ文章論』(ミシマ社)ほか多数。

起承転結は作らない

上阪「文章の構成を考えるとき、陥ってしまいがちな落とし穴がひとつあります。それは、子どもの頃に習った構成の基本に、知らず知らずのうちに縛られてしまう、ということです。

たとえば、『起承転結』。文章を書くことを仕事にしている私は、こうした既存の枠組みを意識して構成を作ることはまずありません。むしろ論理構成を意識し過ぎて、展開がつまらないものになってしまうケースもあるからです。

私が常に意識しているのは、『一気に読んでもらうにはどうすればいいか』ということ。違和感なく言葉や内容がつながり、展開がスムーズに流れていく。そんな構成を考えていきます。

そして大事にしているのが、実は『導入』です。導入部分に、もっとも共感できる内容、印象深い内容、気になる内容を盛り込み、出だしに気をつけるのです。想定した読み手が、『そうだよな』『おや?』『あれ?』『ん?』と思う表現、『え?』『すごいな』『ホントかよ?』と思えるような内容(数字や事実)を入れるのです。

間違ってもやってはいけないのは、『私は〜』『当社は〜』といった、当たり前の始まり方です。あまりに芸がなさ過ぎます」

文章は、すでにある事実をつむぐもの

上阪「構成と出だしが決まり、ここでようやく書き始めることになります。実はこの段階で、文章はほとんどできていたりしています。書く要素がリストアップされ、書くべき順番が決まっていて、出だしも決まっているのです。まさに、もう文章の8割は準備段階で決まっている。私はそう思っています。

ところが、この段階に至っても、文章への苦手意識が消えない人がいます。それは、ひとつの思い込みが影響していると私は感じています。『文章はひねり出さなければいけないもの』という思い込みです。とりわけビジネスの文章ではそうですが、実は求められているのは『事実』や『エピソード』なのです。具体的な事実こそが、何よりも説得量を増す材料なのです。

そこで『すばらしい』『素敵だ』などと自分の印象や感想を書き加えたところで意味はありません。何より事実がそのことを示している。つまり、文章は無理にひねり出すものではない、ということ。すでにある事実をピックアップし、それを組み替えて伝えていけばいいのです。ゼロから作るものではないのです」

すごさを感じた『何か』を書く
~『事実』や『エピソード』をメモする~

上阪「ビジネスの文章に必要なのは、実は書き手がひねり出した言葉ではありません。会社の企画書でも、レポートでも、プレゼン資料でも、大事なことは、具体的な『事実』や『話』をひとつでも多く盛り込むことです。このことに気づけば、実は文章を書く前段階で意識が大きく変わります。

『事実』や具体的な『エピソード』『数字』などにアンテナが向くようになる。それらを探していくようになるのです。たとえば、出張のレポートを求められた。読み手に『すごかった』と伝えても何も伝わりません。

大切なのは『どうすごかったのか』を伝えること。『取引先は気持ち良く迎えてくれた』と書くより『社長自らが出迎えてくれ、担当者は一日中、つきっきりでいてくれた』と書いたほうがいい。前者は感想、後者は事実です。これこそが、文章の素材になる。難しいことではありません。自分は何にすごさを感じたのか。その事実を書けばいい。だからこそ重要なのがメモなのです。文章の要素をたくさん集めておくことなのです」

しゃべるつもりで、書けばいい

上阪「かつて文章が苦手だった私には、大きな転機となった気づきがありました。それは、『文章を書こうとしていた』ということです。

『文章というのはこういうものだ』という思い込みがあって、それがとてつもなく大きな縛りになっている。つまり、構えてしまうのです。だから、肩に力が入って、なんとも堅い文章になってしまったりする。新聞のような文章を書こうとして、漢字や専門用語を多用した難しい文章になってしまったり、手垢のついた慣用句を使ってしまったりする。こうなると、文章は『書かねばならない』もので、面倒で手間で時間のかかるものになります。

ところが、あるとき私は気づいたのでした。文章というのは決して特別なものではない、と。それこそ、しゃべっているのと同じように伝えればいいし、しゃべっていることをそのまま文章にしてしまえばいい、ということです。なぜなら、文章の目的は、わかりやすく伝えることだから。要素も、構成も、文章も、話して聞かせるくらいのイメージでやってみてください。『なんだ、これで良かったのか』と気づかれると思います」

<今講座のポイント>

1.伝えたいことリストを作れば、書く時間は短縮できる
2.事実や数字、エピソードにこそ着目する
3.文章を書こうとせず、しゃべるつもりで書く