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- 恥をかかない大人の文章術 -

みっともない文章を防ぐ相場観~文章をめぐる「周辺状況」を意識する~

インターネットがビジネスシーンで当たり前に使われるようになり、かつてないほどにビジネスパーソンに問われるようになっているのが、実は文章を書く力だ。メール、レポート、企画書…。社内で、あるいは取引先とのやりとりで、みっともない思いをしないためにも、文章とどう付き合うか。恥をかかない大人の文章術を紹介する。

■今回のアドバイザー
ブックライター
上阪徹

1966年、兵庫県生まれ。早稲田大学商学部卒業後、リクルート・グループなどを経て95年よりブックライターに。著書に『文章は「書く前」に8割決まる』(サンマーク出版)、『書いて生きていく プロ文章論』(ミシマ社)ほか多数。

文章を書くときも、空気を読まないと

上阪「書くときには読み手を意識せよ、とはすでに書いてきたことですが、意識しなければいけないのは、実は読み手だけではありません。例えば、営業マンが今日一日の出来事を文章で伝えるとします。その相手が誰なのか、同僚か、上司か、役員か、取引先か、友人か、家族かで文章はまったく違ったものになります。

しかし、『上司』一人をとっても、実は状況によってまた文章は変えるべきです。業績好調な上司に伝えるのと、業績不振の上司に伝えるのでは、果たして同じ文章でいいかどうか。

文章を書く上では、こうした『意識しておかないといけない周辺状況』というものが存在します。私はこれを『相場観』と呼んでいます。文章をめぐっては、さまざまな付帯状況が存在しているということ。言葉を換えて言うなら、『空気を読む』必要がある、ということでしょうか。文章の世界でも、場の空気を読むことは極めて重要なのです。

『相場観』は、『何を書くか』『どう書くか』に大きな影響を与えます。そしてこの『相場観』の欠如した文章は、まわりからとんちんかんなものに写る。ピント外れの文章になりかねないのです」

取引先に『釈迦に説法』という危険

上阪「例えば、ビジネスパーソンにとって、相場観のない文章がもたらす最も危険で典型的なもの。それは『釈迦に説法』です。

取引先に対して、ある提案をするとする。対象は役員。ここで提案する側に相場観がないと、『そんなことは今さら言われなくてもわかっている』と相手に言われてしまうような初歩的な情報までも、プレゼンテーションの提案書に書き加えてしまうのです。

逆もしかり。業界の外にいる人に説明するのに、業界内でしか通用しない専門用語を使ってしまったりする。気分を害してしまうリスクがあるのは、取引先だけではありません。例えば、営業部内の週報にコメントを書くとする。営業で上位の成績を取ったとき、営業部全体が絶好調であるなら、勢いのある自信いっぱいのコメントは誰からも好評に受け止められるでしょう。しかし、営業部が苦戦していて、ほとんどのメンバーが目標達成からほど遠い状況の中で、勢いのある自信たっぷりのコメントを書いたとしたらどうなるでしょうか。

文章を書くときには、まず『まわりを見渡す』ということが重要です。それが『相場観』を意識する第一歩です」

世間相場を知らないと、みっともない文章に

上阪「理解しておかなければいけないのは、目の前にある状況だけではありません。

業績好調な取引先の担当者に対して、称賛の言葉をメールで送りたいと思ったとする。このとき、業界全体の成長に伴って取引先の業績が伸びている場合と、業界全体は厳しいけれど取引先だけは伸びている場合とでは、コメントは変わってくるはずです。そういうことを意識せずに下手に褒めると『他の会社も好調だからね』とヤブヘビになりかねない。そして当然、そういうことはしっかり意識されていたほうが、相手もうれしいに決まっています。

さらに例えば、あるニュースについて言及したとする。そのニュースが世間ではもうすっかり情報として下火になっているにもかかわらず、そのことを嬉々として書いていたら、やっぱりピント外れ、ということになるでしょう。

あるモノを購入して、自分ではそれが極めて安く買えたと思ったので喜んで書いたら、実はまったく高値づかみをさせられていることがわかった、などというのも相場観の欠如です。世間相場を知らないと、みっともない文章になってしまうのです」