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- 恥をかかない大人の文章術 -

「どう書くか」よりも、はるかに大事な「何を書くか」~書くべきことは自然に浮かんでくる~

インターネットがビジネスシーンで当たり前に使われるようになり、かつてないほどにビジネスパーソンに問われるようになっているのが、実は文章を書く力だ。メール、レポート、企画書…。社内で、あるいは取引先とのやりとりで、みっともない思いをしないためにも、文章とどう付き合うか。恥をかかない大人の文章術を紹介する。

■今回のアドバイザー ブックライター 上阪徹

1966年、兵庫県生まれ。早稲田大学商学部卒業後、リクルート・グループなどを経て95年よりブックライターに。著書に『文章は「書く前」に8割決まる』(サンマーク出版)、『書いて生きていく プロ文章論』(ミシマ社)ほか多数。

「報告」に上司が求めているものは何か

上阪「では、『目的』と『誰』を意識したら、文章に向かう意識はどう変わるのか。例えば『報告』。上司が報告に求めるのは何でしょうか。端的に想像してみると、それは上司自身の安心、です。何が起きているのかを把握したい。把握した上で次の手を打ちたい。いずれにしても、起きていることをきちんと知って、理解しておきたいのです。それが上司にとっての報告を受ける目的です。

となれば、必要なことはもれなく報告することです。いわゆる『5W1H』(誰が、何を、いつ、どこで、どんな目的で、どうやって)を説明しやすいように網羅して書けばいい。

ダラダラ書くより箇条書きのほうがいい。そして忙しい上司の日常を考えれば、結論を冒頭に書く、という意識も生まれます。安心という目的を考えると、ネガティブな報告は早くしたほうがいい、ということもわかる。上司のパーソナリティがわかれば、文章にも反映させることがプラスです。せっかちな上司なら、短文で的確に。正確さを重視する上司なら、丁寧さを第一に。こういうことも、目的と読み手を意識すれば、浮かぶことです」

『提案』で抜け落ちがちな発想

上阪「『提案』を文書で行う機会も多々あります。重視しなければいけないことは何か。それは、提案を受ける側のベネフィットがいかに表現されているか、です。提案側のメリットも知ってもらった上で、それでも買ってみよう、と思わせるようなベネフィットをどのくらい伝えられるか、そこまで踏み込んできちんと書くことができるか。そんなことは当たり前だ、と思われるかもしれませんが、本当にできているでしょうか。

自社製品の優れた点をいくら書き連ねても、相手のメリットとの関わりが生まれなければ意味を持ちません。相手の立場に立った魅力の出し方をする。相手が気になる書き方をする。相手の利益について頭を巡らせ、それを文章にする。例えば、提案が通れば相手の売り上げはどれくらい伸びるのか。

そのために重要なのは、実は相手を知ること。相手について聞けば聞くほど、本当に求められているものを理解し、的確な提案ができます。デキる営業やデキる提案書は、取引先や顧客のさらに向こう側を見ています。どこまで相手の利益を想像できるか。それを文章に落とし込め、相手に感じさせられるか、です」

文章を受け取る人を徹底的に想像する

『お願い』がうまくいく人は何が違うのか

上阪「『お願い・依頼』は、必ずしも相手にベネフィットが与えられない場合があります。では、何が重要になるか。それは、ひとえに『思い』です。

どんな世界でも、誰がお願いしてもダメなのに、あの人がお願いすると、なぜか通過してしまう、という人がいます。実際、私はそういう能力を持った方々に何人も取材したことがありましたが、出てきた答えこそ、まさに『思い』の強さでした。その強さを表すことができる内容は2つ。どうしても引き受けてほしいという気持ち。そして、このお願いはあなたでなければ、という理由です。

それを熱く書いていく。スマートな文章である必要はありません。むしろ荒削りでもいいので、思いを意識する。自分にしか書けない、他では書かれそうもない言葉を考え、連ねていく。『誰に』の受け取る人たちを想像してみてください。似たような文章をたくさん受け取っているのです。むしろ多少、スタンダードからはみ出てしまうくらいの大胆な文章や内容のほうが目立つし心に響く。自分にしか書けない一言や文章は、意外に伝わるものなのです」

『お詫び』でやってはいけない文章

上阪「ミスにクレームなどで『お詫び』を手紙やメールでする。注意点は、『誰に』を徹底的にイメージすれば浮かんできます。

絶対にやってはいけないのは“誤字脱字”です。反省はとても伝わらない。むしろ無神経さを疑われても仕方がない。そしてもうひとつ、“言い訳”です。相手はすでに怒ってしまっているのです。言い訳では怒りは静められない。まずは真摯に謝る。その上で何が起きていたのかを正確に語る。状況報告をするのです。

この“順番”は重要です。状況報告から始めてしまうと言い訳的なニュアンスに見えます。受け手はそう感じてしまう。同じ内容を書いたとしても、謝罪をした上で状況報告を書けば、そうはならない。印象は大違いになるのです。そして状況報告はあくまで事実だけを書く。ついつい感情的になりがちなお詫びですが、むしろ淡々としていたほうがいい。

そしてお詫びの文面には、最後に“善後策”が必要です。明日の話につなげていくことで、ひとつの区切りにするのです。以上4つはあくまで例ですが、『目的』と『誰に』を徹底してイメージすれば、『何を書くか』は見えてくるものなのです」

<今日の講座のポイント>

1.文章を書く「目的」と「誰に」を強く意識する
2.そこから「何を書くか」を導き出す
3.読み手のことを徹底して想像してみる